PO Management no Comércio Exterior: saiba como montar a sua

O Purchase Order Management (Gerenciamento do Pedido de Compra, em português) é uma prática essencial no comércio exterior, garantindo que todas as etapas da importação de mercadorias sejam organizadas, rastreáveis e eficientes. Ele envolve a coordenação desde a solicitação do pedido até a entrega final da mercadoria, passando por aprovações, monitoramento de prazos e controle de pagamentos. 

No que diz respeito ao Supply Chain, a gestão do pedido de compra é crucial para evitar atrasos na produção, minimizar custos logísticos e assegurar que os bens cheguem ao destino final dentro do prazo estipulado. Um PO bem gerenciado permite maior previsibilidade nas operações, reduzindo riscos como ruptura de estoque, penalidades contratuais e problemas alfandegários. 

Principais desafios na gestão do pedido de compra

A administração eficiente de um PO pode ser um desafio, especialmente no comércio exterior, em que diversas variáveis afetam o processo. Alguns dos principais desafios incluem: 

• Falta de visibilidade e acompanhamento de status dos pedidos devido à ausência de monitoramento centralizado, o que pode resultar em atrasos inesperados; 

• Problemas de comunicação entre fornecedores, transportadoras, agentes de carga e clientes;   

• Erro na documentação, como inconsistências em faturas comerciais, packing lists e declarações aduaneiras que podem implicar em taxas alfandegárias e penalizações; 

• Custos elevados com armazenagem, demurrage e multas contratuais causados por falhas na negociação de prazos e valores; 

• Dificuldades para consolidar informações de diferentes plataformas, como ERPs e softwares de logística, por falta de um sistema integrado. 

Como estruturar um processo eficiente de PO Management 

Para garantir um fluxo operacional sem falhas, a estruturação de um processo eficiente de PO Management deve seguir algumas etapas fundamentais. 

Antes de tudo, realize um diagnóstico e mapeamento sobre o processo atual da sua empresa. Analise o fluxo de compras, entenda quais são os gargalos, setores envolvidos e como os pedidos são gerenciados atualmente. Identifique as métricas de desempenho para mensurar as melhorias que serão implementadas. 

Agora você já pode iniciar o novo processo de PO Management. Veja abaixo o passo a passo: 

1. Escolha uma nova solução para gerenciar o pedido de compra. Após definir suas necessidades, selecione a plataforma compatível, considerando vantagens como: automação e rastreabilidade dos produtos em tempo real, integração com ERP e software de comércio exterior que facilite o fluxo de dados e gestão tributária, customização que permite ajustes de acordo com a complexidade da operação, compliance e normas aduaneiras, seguindo exigências dos órgãos regulatórios e anuentes. 

2. Estruture processos internos levando em consideração o cadastro de fornecedores e produtos, incluindo todos os dados necessários corretamente (descrição, NCM, unidade de medida e por aí vai); padronize as ordens de compra, definindo informações obrigatórias no sistema, crie um fluxo de aprovação, definindo os setores responsáveis pela validação dos pedidos antes do envio e, por fim, estabeleça prazos e responsabilidades, com SLAs bem definidos para uma comunicação transparente entre fornecedores e transportadoras. 

3. Chegou a hora de integrar fornecedores e sistemas, o que define o sucesso da implementação. Realize a integração entre o PO Management, o ERP e o software de comércio exterior, ofereça treinamento aos fornecedores para que preencham as informações e atualizações dos status dos pedidos no sistema e crie uma rotina de conferência para se certificar que os dados estão sendo sincronizados de maneira correta. 

4. Nesta fase, realize testes com um número limitado de pedidos, antes de implementar o sistema em toda a empresa. Simule diferentes cenários de importação, identifique erros ou dificuldades e ajuste os fluxos conforme a necessidade. 

5. Com os testes validados, comece a implementação gradativa da tecnologia, treinando as equipes envolvidas no uso do sistema de gestão, definindo métricas para entender os resultados apresentados e escale o novo processo para todas as importações. 

6. Monitore e invista na otimização contínua, com dashboards para acompanhar os KPIs estabelecidos (tempo médio de aprovação, atrasos e performance de fornecedores, por exemplo), peça feedbacks da equipe e dos parceiros e realize ajustes constantes para manter a operação sempre eficiente e em conformidade legal. 

O papel da tecnologia na gestão do pedido de compra 

A digitalização do PO Management é um diferencial competitivo no comércio exterior. Soluções tecnológicas permitem maior controle e automação, já que reduzem o número de processos manuais e, consequentemente, falhas operacionais. Entre os benefícios da tecnologia aplicada à gestão de pedidos de compra, destacam-se: 

• Integração com sistemas de gestão e logística: facilita o compartilhamento de informações e evita retrabalho na alimentação de dados; 

• Fluxos automatizados: reduzem burocracias e garantem que as aprovações sejam realizadas dentro dos prazos estipulados; 

• Monitoramento em tempo real: permite rastrear cada etapa do pedido e sua localização, desde a confirmação pelo fornecedor até a entrega no destino final; 

• Geração de relatórios estratégicos: proporciona insights sobre desempenho operacional, ajudando na tomada de decisão baseada em dados; 

• Redução de custos operacionais: a automação minimiza erros e retrabalho, resultando em uma gestão mais eficiente e econômica. 

Como a PO impacta o Comex?

A PO no contexto de Comércio Exterior, seu papel se torna ainda mais estratégico. Sendo a base para o planejamento e execução de importações e exportações, garantindo que todas as partes envolvidas como o comprador, vendedor, agentes de carga e despachantes aduaneiros tenham um alinhamento claro sobre prazos, quantidades e condições comerciais. 

• Base para processos aduaneiros: a PO é usada como referência para emissão de documentos obrigatórios, como Invoice, Packing List e Declaração de Importação (DI), garantindo conformidade com órgãos reguladores; 

• Gestão de custos e previsibilidade financeira: ao detalhar valores e condições de pagamento, a PO permite um controle rigoroso sobre os custos de importação/exportação, ajudando na projeção de despesas, na mitigação de riscos e na negociação de melhores condições comerciais; 

• Eficiência logística: ao integrar a PO aos sistemas de gestão de embarque, frete e rastreamento permite uma maior visibilidade sobre o fluxo da carga, reduzindo atrasos e custos inesperados, como demurrage e armazenagem; 

Automação e inteligência artificial no Comex: softwares avançados, como o Narwal, permitem a parametrização automática de dados da PO, cruzando informações com outros documentos de importação e exportação para garantir consistência, evitar erros e gerar alertas preditivos sobre prazos e desvios. 

PO Management com Narwal 

A gestão eficiente do pedido de compras é um pilar fundamental para garantir o fluxo contínuo das operações de importação, reduzindo custos e evitando gargalos logísticos. 

O Narwal se destaca nesse cenário ao oferecer uma gestão completa do pedido de compra, desde a criação até a entrega, garantindo controle total sobre cada etapa. Com fluxos automatizados, integração com ERPs, monitoramento em tempo real e relatórios inteligentes, a plataforma permite que as empresas tenham mais previsibilidade e eficiência operacional. 

Diante dos desafios do comércio internacional, investir em tecnologia é o caminho para otimizar processos e garantir maior competitividade. Conheça o Narwal e descubra como transformar sua gestão de comex com mais inteligência e inovação.