Cotar frete internacional não é só mais uma etapa do comex. Muito pelo contrário, a cotação é um ponto crítico que, se feito de forma ineficiente, pode comprometer prazos, gerar custos extras e afetar toda a performance logística.
Por isso, entender como otimizar esse processo, padronizar dados, comparar propostas de forma justa e automatizar tarefas manuais é peça-chave para o crescimento e o desenvolvimento das operações de logística internacional.
Neste artigo, reunimos alguns pontos necessários para entender o processo, seus gargalos, suas dificuldades, caminhos possíveis e, principalmente, o uso da tecnologia para transformar o cenário. Em um setor tão dinâmico como o da logística internacional, um guia nunca será definitivo, mas algumas premissas podem realmente trazer mais eficiência e agilidade.
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A dor é real: por que cotar frete ainda é tão difícil?
Quem opera com comércio exterior conhece a rotina: a cada nova cotação, uma enxurrada de e-mails, propostas em formatos diferentes, respostas que demoram e decisões tomadas às pressas. Em maior ou menor escala, o operador se depara com alguma dessas situações:
- Falta de padrão nas cotações recebidas.
- Ausência de histórico para comparar condições da oferta.
- Uso de planilhas desconectadas.
- Baixa rastreabilidade de decisões.
- Risco de demurrage, atrasos e custos extras.
Além disso, muitas empresas ainda não têm acordos formais com os agentes de carga, o que dificulta a negociação e reduz o poder de resposta em situações críticas.
Diante disso, o que torna uma cotação de frete eficiente?
Uma cotação bem-feita é aquela que entrega clareza, comparabilidade e valor para a tomada de decisão. Incluir informações detalhadas e completas é o primeiro passo para esta etapa:
- Tipo de carga e suas particularidades
- Dimensões e peso bruto
- Modal logístico (aéreo, marítimo, rodoviário etc.)
- Incoterm adotado
- Local de origem e destino
- Tarifas acessórias, movimentações locais e prazos.
Com base nos dados compartilhados, os agentes poderão fazer propostas mais precisas. Dessa forma, você terá condições de negociar melhor, apoiando-se em fatos e parâmetros idênticos.
Os 6 pontos que você deve analisar em uma cotação
Você recebeu os orçamentos. E agora? Saber avaliar criticamente é o que transforma uma proposta em uma decisão inteligente. Combinando a sua expertise, o seu conhecimento prévio dos agentes e estes itens abaixo, você tem uma boa base para comparar e fazer uma escolha estratégica:
- Detalhamento dos custos: O que está incluído e o que pode virar custo surpresa?
- Prazo de validade da proposta: Frete é volátil. Cotar hoje não garante preço amanhã.
- Condições de pagamento: CIF, FOB, coletado… cada um
- Transit time estimado: Impacta diretamente no lead time e no planejamento.
- Responsabilidades das partes: Quem faz o que em cada etapa?
- Atenção para o “barato que pode sair caro”: Nem sempre o menor valor é o melhor negócio.
Como otimizar esse processo
A atualização constante, a busca por padronização e o uso da tecnologia são tópicos que você precisa desenvolver e colocar em prática. Se o seu processo ainda se resume a inúmeros e-mails e planilhas, é muito difícil ganhar agilidade e ter uma noção precisa do quadro completo. Comece por estes pilares:
Automatize
Use uma plataforma que concentre tudo em um único ambiente. Informações integradas são sinônimo de agilidade e praticidade.
Negocie com dados
Use o histórico de desempenho dos parceiros logísticos como referência. Por isso, é importante você manter uma base de dados atualizada e fácil de acessar.
Planeje com antecedência
Evite a reatividade. Cote com tempo, compare com calma e tome decisões estratégicas.
Quer saber mais sobre as atualizações e os processos de comércio exterior? Acesse o blog da Narwal.
Crie um ecossistema de inteligência logística
Uma vez fechada a cotação, começa outra fase: o monitoramento. Com as ferramentas certas, você pode acompanhar:
- Taxa de conversão de cotações em contratos.
- Tempo médio de resposta por agente.
- Desvios entre valor cotado e faturado.
- Variações de preço por tipo de modal, rota ou agente.
Essas informações dão apoio tanto à operação quanto à estratégia.
Como a Narwal LogX pode ajudar na cotação de frete
Para facilitar todos estes controles, conte com a Narwal LogX.
A Narwal lançou recentemente uma nova plataforma digital de gestão logística: a Narwal LogX. A solução foi construída com base em uma escuta ativa do mercado e no diagnóstico real do dia a dia do comex.
O frete é, em muitos casos, o principal componente do custo logístico, especialmente em operações internacionais de longa distância. A partir desse diagnóstico, a plataforma foi criada para centralizar e automatizar a cotação, o rastreamento e a análise de desempenho. Conheça algumas de suas funcionalidades:
- Cotação de fretes de diferentes modais, de forma centralizada e automatizada.
- Envio de solicitações de cotação em massa para agentes homologados.
- Recebimento de propostas estruturadas e comparáveis.
- Definição de prazos para retorno e acompanhamento por meio de indicadores.
- Rastreamento dos embarques.
- Histórico e relatórios com facilidade.
O acesso à plataforma é gratuito e a navegação, intuitiva: combinação perfeita para quem busca mais controle e menos complicação.
A Narwal LogX também aumenta a visibilidade sobre o status de todas as etapas por meio de semáforos e tracking gratuito para todos os fretes fechados com um dos agentes parceiros da plataforma.
Uma equação que funciona: padronização + tecnologia + boas parcerias na cotação de frete
O desafio operacional da cotação de frete precisa deixar de ser desafio e passar a ser vantagem competitiva. Conte com a Narwal LogX para centralizar informações e automatizar processos.
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